一、总则 
    1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。      
    2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
    3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
    二、文件材料的收集管理 
    1、公司指定专人负责文件材料的管理。 
    2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 
    3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
    三、归档范围
    1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 
    2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
    3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 
    4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
    5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
    6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音录像等。
    7、所有测绘成果材料。
    四、归档要求 
    1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
    2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 
    3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 
    4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年 度的会议文件放在会议开幕年。
    5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
    6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。   
    五、档案管理人员职责 
    1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
    2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 
    3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。  
    六、档案的利用 
    1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。 
    2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。 
    3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
    4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。 
    5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 
    6、不准转借，必须专人专用。 
    7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
    8、所有测绘成果借用、复印须经主管审批。